Crea manuales, guías y tutoriales para ser más productivo

En este artículo vamos a hablar sobre cómo crear manuales, guías y tutoriales para ser más productivo. Si eres un desarrollador web, informático, desarrollador de software, programador, o simplemente te interesa el tema, ¡sigue leyendo!

¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento que describe paso a paso cómo realizar una tarea, proceso o actividad específica. Por lo general, está dirigido a un público técnico y describe procesos de una manera clara y concisa.

¿Por qué crear guías mejorará tu productividad?

Equipo de una empresa planificando la confección de guías para aumentar la productividad, hecho con Midjourney

Crear manuales, guías y tutoriales puede ser muy beneficioso para aumentar la productividad. Aquí te dejamos algunos motivos:

  • Accelerador para nuevos empleados: al tener una guía clara y completa, se puede reducir el tiempo y coste de entrenamiento para nuevo personal, así como minimizar errores y reducir los costes asociados a los mismos.
  • Evitar errores: por muchas veces que hagamos un proceso, en especial los que requieren tiempo y son complejos, una guía siempre impactará directamente sobre una mejora de la productividad y la rentabilidad de las empresas y organizaciones. Por consecuencia podemos ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en cada momento.
  • Hacer seguimiento : con una guía, es más fácil realizar el proceso y detectar problemas o errores en el mismo.
  • Posibles mejoras y apuntes: tener una guía completa puede permitir detectar áreas en las que se pueden mejorar los procesos, incrementando la productividad y reduciendo costes.
  • Traspaso de tareas: permite delegar proyectos totales y/o parciales con mayor facilidad. Siempre podemos controlar la dificultad del proceso y delegar con conocimiento de la complejidad del mismo.
  • Previsión: sabremos de antemano el tiempo que deberemos destinar a ese proceso en cuestión por lo que tendremos una idea más clara con el objetivo de planificar cada tarea en el calendario y también podremos argumentar ante otras personas (clientes, superiores, colaboradores, …) el tiempo necesario para llevarla a cabo.
  • Presupuestos ágiles: con tu propia guía te será más fácil cuantificar recursos cómo tiempo, dinero, número de trabajadores, etc de un proyecto con mayor precisión.

¿Cuándo crear una guía?

Es importante saber cuándo crear una guía. Aquí te dejamos algunas situaciones clave en las que puede ser necesario:

  • Proceso repetitivo: si se realiza un proyecto varias veces, es importante tener una guía que describa el proceso para asegurarse de que se realiza de la misma manera cada vez.
  • Cambios en uno existente: si se realizan mejoras o cambio en un proceso, es importante actualizar la guía para asegurarse de que todos los empleados sigan el proceso actualizado.
  • Trabajo en equipo: si varios empleados trabajan en el mismo proyecto, es importante tener una guía para asegurarse de cada quién sabe qué debe realizar.
  • Procesos puntuales: cuando una tarea no se realiza con frecuencia, cómo es el caso de descarga de facturas, presentación de impuestos y exportaciones de datos trimestrales o incluso anuales, es importante tener una guía por qué en muchas ocasiones invertimos más tiempo en saber cómo se realiza en proceso que en hacerlo.
  • Procesos complejos: si se realiza un proceso que es complejo, cómo es el caso de configuración de plugins, o implementación de códigos externos cómo Google Analytics o el Píxel de Facebook es importante contar con un tutorial paso a paso para evitar errores de configuración.
  • Multitasking: si se realizan varias tareas a la vez, es importante tener una guía para no perderse y mediante checkpoints podemos ir marcando paso a paso la parte del proceso que se va completando.

¿Cómo preparar un manual de procedimientos?

Preparar un manual de procedimientos no tiene que ser complicado ni abrumador. Existen varias herramientas y métodos que puedes utilizar para crear una guía efectiva. A continuación, te menciono algunas herramientas que uso habitualmente:

  • Bloc de notas: Si prefieres escribir en un formato más libre y sin restricciones, un blog de notas puede ser una buena opción. Puedes utilizar aplicaciones como Evernote, OneNote o Google Keep para crear y organizar tus notas. De hecho uso el blog de notas a diario para anotar ideas, tareas que tengo que hacer al momento y cómo corta/pega para eliminar el formato del texto.
  • Procesadores de texto: Word, Google Docs u otras herramientas de procesamiento de texto son opciones populares para crear manuales de procedimientos. Puedes crear tablas, listas y otros elementos para ayudar a organizar la información.
  • Hojas de cálculo: ¡Mis preferidas! Las uso para multitud de guías, desde una campaña de Facebook Ads, una cuenta de explotación rápida, cómo hacer una web paso a paso. Las celdas permiten ordenar elementos de forma rápida y la cuadrícula da una visual de orden estético fundamental. Excel o Google Sheets pueden ser útiles para crear tablas y listas. También puedes utilizar fórmulas para automatizar algunos procesos o realizar cálculos complejos.
  • Formularios: herramientas como Google Forms son útiles para crear formularios que puedan ser utilizados como parte de tus procedimientos. También puedes incluir secciones para agregar notas y comentarios.
  • Enlaces guardados: Puedes utilizar aplicaciones como Pocket o Bookmark para guardar enlaces a sitios web, vídeos de YouTube y otros recursos que puedan ser útiles para tus procedimientos. También puedes usar el administrador de marcadores o simplemente arrastrar enlaces a tu escritorio o a una carpeta.
  • Imágenes y capturas de pantalla: pueden ser útiles para ilustrar los pasos de un proceso o para mostrar cómo funciona una herramienta o aplicación. Yo lo uso para marcar de forma gráfica con flechas en rojo por ejemplo, zonas, botones, campos a tener en cuenta en el proceso.
  • Infografías: Las infografías pueden ser una forma visualmente atractiva de presentar información compleja. Te traerán un poco de trabajo extra pero te permitirán comunicar de forma rápida a otras personas, incluso puedes llegar a vender la infografía si está bien diseñada, explicada y resuelve un problema complejo.
  • Vídeos: Los vídeos son útiles para mostrar cómo se realizan ciertas tareas o para explicar conceptos complejos. De hecho también copio enlaces de vídeos de Youtube útiles para su posible uso en el futuro.
Infografia hecha con Midjourney de herramientas para crear manuales

Elige las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades y a la forma en que te sientas más cómodo trabajando. Recuerda que el objetivo es crear un manual claro y fácil de seguir para que puedas ser más productivo y eficiente.

Tipos de manuales y estructuras

Los manuales de procedimientos pueden variar en su estructura y contenido, dependiendo de su finalidad y audiencia. A continuación, te mencionamos algunos de los tipos de manuales más comunes:

  • Manual de usuario: está diseñado para ayudar a los usuarios a entender cómo usar un producto o servicio. Puede incluir instrucciones paso a paso, ilustraciones y consejos útiles para mejorar la experiencia del usuario.
  • Manual de políticas y procedimientos: Este tipo de manual describe las políticas y los procedimientos que una empresa o organización sigue. Puede incluir información sobre el personal, la administración, la seguridad, la gestión de proyectos y otros temas relevantes.
  • Manual técnico: parecido al manual de usuario está diseñado para proporcionar información técnica detallada sobre un producto o servicio. Puede incluir especificaciones técnicas, diagramas, detalles de diseño y otra información relevante para los desarrolladores y los técnicos.
  • Manual de entrenamiento: pensado para ayudar a los nuevos empleados a aprender sus tareas y responsabilidades. Puede incluir información sobre las políticas de la empresa, las tareas diarias y otros temas relevantes.
  • Manual de procesos: Este tipo de manual describe los procesos y procedimientos que una empresa o organización sigue para llevar a cabo una tarea o un proyecto. Puede incluir información detallada sobre los pasos necesarios para completar una tarea, los plazos, las herramientas y otros detalles importantes.

Independientemente del tipo de manual que decidas crear, es importante seguir una estructura clara y coherente para que sea fácil de entender y seguir. Asegúrate de incluir una introducción clara y concisa, una tabla de contenido, una lista de términos y definiciones, y cualquier otra información relevante que pueda ayudar a tus usuarios o empleados a entender el contenido del manual.

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